Základy administrace školní matriky

3.1.2.1

Základy administrace školní matriky

Mgr. Lenka Polášková

Ustanovením, které představuje obecný výčet dokumentace, jejíž vedení je spjato s činností školy nebo školského zařízení, je § 28 zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "školský zákon"). Tento předpis však stanoví jen obsah dokumentace. Konkrétní podobu dokumentace si stanoví škola podle vlastních potřeb nebo může využít modelové vzory (např. pro třídní knihy).

V případě třídních knih jsou tiskové předlohy, které v praxi obvykle používáme, pouze možností, nikoliv povinností. Lze tedy využít i jiných tiskových předloh, pakliže splňují průkazné vedení zápisů. Není-li právním předpisem výslovně uvedeno, že dokument musí být veden v listinné podobě, nemůže kontrolní nebo jiný orgán požadovat jeho převedení z elektronické do listinné podoby jen pro potřeby kontroly. A to ani obráceně, tedy z listinné do elektronické podoby.

Stejně tak typickým příkladem častého názorového nesouladu s kontrolními orgány, zejména Českou školní inspekcí, jsou tzv. evidenční listy dítěte v mateřské škole. Zákon tento pojem nezná. Můžeme se tedy setkat s názvem formuláře evidenční list dítěte, matriční list dítěte, nebo například formulář evidence.

Tiskové předlohy, obvykle dostupné ke koupi u různých typů nakladatelství, nejsou povinné! Povinností školy je vést evidenci dětí a řádně školní matriku s výčtem dokumentace, definované školským zákonem, ovšem název dokumentu a jeho koncept jsou plně v kompetenci ředitelky mateřské školy.

Evidenci dětí, žáků a studentů jsou povinny vést všechny školy a školská zařízení zařazené v rejstříku škol. Obsah a rozsah vedených údajů se liší podle povahy činnosti daného druhu školy nebo druhu a typu školského zařízení, přičemž vedení školní matriky musí být zajištěno tak, aby obsahovala všechny stanovené údaje a umožňovala předávání dat. Školní matrika je součástí povinné dokumentace MŠ, nejsou však pro ni předepsány žádné povinné formuláře. Škola a školské zařízení vedou školní matriku v elektronické nebo listinné formě.

Školní matrika je označení pro evidenci dětí, žáků a studentů dle zákona č. 561/2004 Sb. Ukládá školám, které údaje u žáků musejí evidovat. Vyhláška č. 364/2005 Sb. (o vedení dokumentace škol a školských zařízení a o předávání údajů...) stanovuje rozsah, formu, způsob a termíny předávání údajů ze školní matriky do centra k dalšímu statistickému zpracování.

Mateřská škola je ve školském zákoně vymezena jako druh školy. Protože však neposkytuje stupeň vzdělání, některé body výše uvedeného zákona se jí logicky netýkají. Některé školy vytvářejí vlastní formuláře, popřípadě využívají různé počítačové programy pro její vedení v elektronické podobě. Vždy však musí obsah školní matriky odpovídat požadavkům daným právními předpisy.

Pomůckami, které může ředitelka MŠ využít k zajištění úplnosti systému dokumentace MŠ, mohou být dokumenty, jež vydává zřizovatel MŠ a které upravují zásady vztahů orgánů zřizovatele MŠ a MŠ, výčty dokumentů, které si vyžádají ke své činnosti kontrolní orgány (např. ČŠI, ČSSZ, inspektorát práce, KHS atd.).

 NahoruPomocná evidence

Kromě základní evidenční pomůcky používané v případě vedení spisové služby (podací deník, elektronický systém spisové služby) může MŠ používat pomocnou evidenční pomůcku – např. evidenci směrnic, které vydala. Uvedená evidence může být jednou dále nestrukturovanou evidencí, nebo může být dále strukturována (např. evidence pracovněprávních směrnic, evidence směrnic souvisejících s pedagogickým procesem, evidence ekonomických směrnic atd.).

Tzv. pomocná evidence zajišťuje rychlou orientaci ve vydaných dokumentech (nejčastěji směrnicích, pokynech), protože obsahuje:

• pořadové číslo (jedná se o číslo v rámci dané evidence, toto číslo není totožné s číslem jednacím);

• název dokumentu;

• datum schválení dokumentu;

• datum nabytí platnosti dokumentu;

• datum nabytí účinnosti dokumentu;

• číslo a název dokumentu, kterým byl dokument změněn nebo zrušen, datum pozbytí platnosti dokumentu.

Školský zákon vymezuje, které údaje jsou školy povinny vést ve školní matrice. Některé údaje jsou vymezeny pouze rámcově (např. údaje o průběhu a výsledcích vzdělávání), přičemž podrobnosti o konkrétním rozsahu těchto údajů jsou stanoveny vyhláškou. Zákonní zástupci dětí mají povinnost poskytnout škole uvedené osobní údaje. V případě, že dojde k nějaké změně, je důležité údaje aktualizovat.

Lze konstatovat, že veškerou dokumentaci lze vést pouze v elektronické podobě, nebo ji do elektronické podoby převést postupem v souladu s právními přepisy, a to bez nutnosti vést tuto dokumentaci i v podobě listinné.

 NahoruDokumentace obvykle vedená v elektronické podobě

• rozhodnutí o zápisu do školského rejstříku a o změnách v údajích a doklady uvedené v § 147 zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů;

• školní matrika (evidence dětí, žáků nebo studentů);

• doklady o přijímání dětí, žáků, studentů a uchazečů ke vzdělávání, o průběhu vzdělávání a jeho ukončování;

• vzdělávací programy podle § 4 až 6 školského zákona;

• výroční zprávy o činnosti školy, případně zprávy o vlastním hodnocení školy;

• třídní knihy;

• školní řád, vnitřní řád, rozvrh vyučovacích hodin;

• záznamy z pedagogických rad;

• protokoly a záznamy o provedených kontrolách a inspekční zprávy;

• personální a mzdová dokumentace, hospodářská dokumentace a účetní evidence a další dokumentace stanovená zvláštními právními předpisy;

• další…